Avis de confidentialité pour les candidats

1. À propos de nous et du présent avis de confidentialité

Sony Interactive Entertainment LLC (« SIE ») sait que votre vie privée est importante pour vous, et nous prenons vos données et vos renseignements personnels au sérieux. L’entité de SIE auprès de laquelle vous postulez est le responsable du traitement des renseignements personnels (« RP ») recueillis auprès de vous lorsque vous soumettez une candidature pour travailler pour cette société (que ce soit en tant qu’employé, travailleur ou entrepreneur).

Le présent avis de confidentialité pour les candidats (« avis de confidentialité ») explique quand nous recueillons des renseignements vous concernant, y compris des RP, la nature des renseignements, la raison de cette collecte, notre utilisation des renseignements, les entités avec lesquelles nous les partageons, l’endroit où les données sont traitées, notre façon de les gérer, ainsi que vos choix et vos droits reconnus par la loi. 

Il est important que vous lisiez le présent avis de confidentialité afin d’être pleinement conscient de la façon dont nous utilisons vos données et de la raison pour laquelle nous le faisons. Le présent avis de confidentialité complète d’autres avis et politiques de confidentialité et n’a pas pour but de les remplacer.

2. Collecte et traitement des données

2.1. À propos des renseignements personnels que nous recueillons et conservons à votre sujet

Les renseignements personnels désignent tout renseignement concernant une personne qui permet d’identifier cette personne directement ou indirectement. Cela n’inclut pas les données dont l’identité a été supprimée (données anonymisées). Dans le cadre de votre candidature pour travailler avec nous, nous recueillerons, conserverons et utiliserons les catégories suivantes de renseignements personnels à votre sujet :

• Les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans votre curriculum vitae (ou « CV ») et votre lettre de motivation.
• Les renseignements personnels que vous nous avez fournis au cours du processus de recrutement, y compris vos prénom et nom de famille, vos domaines d’intérêt professionnel (type de poste, secteur, niveau d’expérience), votre titre, votre adresse physique, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre genre, vos antécédents professionnels, votre parcours scolaire et vos qualifications, vos attentes salariales/rémunération et votre délai de préavis.
• Les détails concernant votre admissibilité à travailler, tels que les détails de votre passeport, visa ou permis de travail.
• Tout renseignement que vous nous fournissez lors d’une entrevue ou dans des communications par courriel.
• Les renseignements personnels sensibles mentionnés à la section 3.5 ci-dessous.

2.2. Comment vos renseignements personnels sont recueillis

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des candidats à partir des sources suivantes :

• Vous, le candidat.
• Vos références nommées.
• Les agences de recrutement tierces.
• Les fournisseurs de vérification des antécédents (y compris les vérifications des antécédents financiers et criminels, le cas échéant et lorsque la loi le permet).

2.3. Comment et pourquoi nous utilisons vos renseignements personnels

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement conformément aux lois sur la protection des données applicables et au présent avis de confidentialité. Le plus souvent, nous utiliserons vos renseignements personnels pour :

• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation à un rôle particulier.
• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et des opportunités futures.
• Tenir des dossiers liés à nos processus d’embauche.
• Respecter les exigences légales ou réglementaires.
• Effectuer des vérifications des antécédents et des références avec votre consentement et lorsque la loi le permet.
• Effectuer des vérifications des antécédents criminels et financiers avec votre consentement, si cela est approprié compte tenu de la nature du rôle et lorsque nous sommes légalement en mesure de le faire.
• Fournir les ajustements/accommodements appropriés pendant le processus de recrutement.
• Assurer un suivi et des rapports significatifs sur l’égalité des chances, le cas échéant et lorsque la loi le permet.

Il est dans nos intérêts légitimes et/ou à des fins commerciales permises de traiter vos renseignements personnels pour décider si nous vous nommerons à un rôle particulier, car il serait avantageux pour notre entreprise de pourvoir ce rôle. Nous devons également traiter vos renseignements personnels pour décider si nous conclurons un contrat avec vous.

Après avoir reçu votre CV, votre lettre de motivation, votre formulaire de candidature et, le cas échéant, les résultats de tout test que vous avez dû passer au cours de ce processus de recrutement, nous traiterons ces renseignements pour décider si vous répondez aux exigences de base pour être présélectionné pour un rôle particulier. Si c’est le cas, nous déciderons si votre candidature est suffisamment solide pour vous inviter à une entrevue. Si nous décidons de vous rencontrer en entrevue, nous utiliserons les renseignements que vous nous fournissez lors de votre ou vos entrevues pour décider si nous vous offrirons le rôle. Si nous décidons de vous offrir le rôle, nous prendrons des références et/ou, pour certains rôles, nous effectuerons des vérifications des antécédents, après vous avoir fait une offre. Vous ne ferez pas l’objet de décisions ayant un impact significatif sur vous basées uniquement sur une prise de décision automatisée.

2.4. Si vous omettez de fournir des renseignements personnels

Si vous omettez de fournir des renseignements lorsque cela est demandé, ce qui est nécessaire pour que nous puissions examiner votre candidature (comme une preuve de qualifications ou d’antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous exigeons des références pour ce rôle et que vous omettez de nous fournir les détails pertinents, nous ne serons pas en mesure de donner suite à votre candidature.

2.5. Renseignements personnels sensibles

Lorsque la loi applicable le permet, ou lorsque vous y consentez, nous pouvons également recueillir, conserver et utiliser des renseignements personnels plus sensibles, si vous choisissez de les fournir, tels que des renseignements sur votre race ou votre origine ethnique, votre orientation sexuelle, votre identité de genre et des renseignements sur votre statut de personne handicapée, qui sont des catégories spéciales ou sensibles de renseignements personnels. Nous utiliserons ces renseignements pour nous aider à maintenir les meilleures pratiques en matière d’égalité des chances et à identifier les obstacles à l’égalité au sein de la main-d’œuvre. Nous pouvons également utiliser des renseignements sur votre statut de personne handicapée pour déterminer si nous devons fournir des ajustements appropriés au cours du processus de recrutement, par exemple si des ajustements doivent être effectués lors de votre entrevue.

2.6. Vérifications des antécédents criminels

Lorsque la loi applicable le permet, nous prévoyons que nous pourrions détenir des informations sur des condamnations pénales. Nous recueillerons uniquement des informations sur les condamnations pénales au cours du processus de recrutement si cela est approprié compte tenu de la nature du poste et si nous sommes légalement autorisés à le faire. Nous utiliserons les informations sur les condamnations et les infractions pénales pour évaluer l’adéquation à un poste particulier et pour nous conformer à nos obligations telles que requises par la loi. Nous mettrons en place une politique et des mesures de protection appropriées que nous sommes tenus par la loi de maintenir lors du traitement de ces données.

2.7. Changement de finalité

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, à moins que nous considérions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison soit compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos renseignements personnels à une fin non liée, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

2.8. Durée de conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels pendant et après votre participation à notre processus de recrutement pour une durée n’excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles les renseignements personnels sont traités et conformément à notre politique de conservation des dossiers. Nous détruirons ensuite vos renseignements personnels de manière sécurisée, conformément à notre politique de conservation des dossiers ainsi qu’aux lois et règlements applicables. Si nous souhaitons conserver vos renseignements personnels, sur la base qu’une autre opportunité pourrait se présenter à l’avenir et que nous pourrions vouloir vous prendre en considération pour celle-ci, nous demanderons votre consentement explicite pour conserver vos renseignements personnels pour une période déterminée sur cette base. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec nous tel que décrit à la section 4.2.

2.9. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos renseignements personnels ne soient accidentellement perdus, utilisés, consultés de manière non autorisée, modifiés ou divulgués. De plus, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin commercial de les connaître. Ils traiteront uniquement vos renseignements personnels selon nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité. Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée des renseignements personnels et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

3. Partage des données

3.1. Avec qui nous partageons vos renseignements personnels

Nous partagerons vos renseignements personnels uniquement avec les tiers suivants aux fins du traitement de votre candidature :

·         Autres entités du groupe de sociétés SIE (groupe SIE).

·         Fournisseurs de services de recrutement.

·         Fournisseurs de services informatiques (p. ex., Greenhouse Software, Inc.).

·         Conseillers professionnels (p. ex., auditeurs)

·         Fournisseurs de services de vérification des antécédents

Nous pouvons également conserver, utiliser et/ou divulguer tout renseignement personnel vous concernant tel que requis ou permis par la loi, un règlement ou une ordonnance, notamment auprès de la police ou d’autres autorités appropriées, pour enquêter sur des plaintes faites par ou contre vous, ou pour nous protéger ou nous défendre, ou protéger ou défendre autrui, contre des activités illégales, criminelles ou nuisibles.

3.2. Sécurité des renseignements personnels transférés au sein du groupe SIE et à des tiers

Tous nos fournisseurs de services tiers et autres entités du groupe SIE sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels conformément à nos politiques et aux lois sur la protection des données applicables.

3.3. Transferts internationaux

Vos renseignements peuvent être traités, stockés et transférés à l’extérieur de votre pays de résidence, aux fins énoncées dans cet avis de confidentialité. Les lois sur la protection des données dans ces pays peuvent ne pas offrir le même niveau de protection que dans votre pays et vous pourriez disposer de moins de droits légaux concernant vos informations.  En conséquence, nous assurons que des précautions adéquates sont en place lors du transfert de vos données à l’extérieur de votre pays, notamment en nous appuyant sur les clauses contractuelles standard de la Commission européenne ou d’autres mécanismes légaux, ou en nous assurant que le transfert a uniquement lieu là où la loi applicable le permet.

4. Vos droits en matière de confidentialité

4.1 Droits généraux en matière de confidentialité

Sous réserve de la loi applicable, tous les candidats disposent des droits suivants concernant leurs renseignements personnels dans leur dossier de candidat.

Si vous êtes résident de la Californie, vous pourriez également disposer des droits à la confidentialité spécifiques à la Californie suivants, tels que prévus par la California Consumer Privacy Act, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (collectivement, la « CCPA ») :

• Droit de savoir : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable pour connaître des éléments spécifiques de vos renseignements personnels, telles que définis par la CCPA, recueillis sur une période de 12 mois (commençant le ou après le 1er janvier 2022) et conservés par SIE, ainsi que des informations sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par SIE au cours de cette même période de 12 mois.
• Droit de suppression : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable pour la suppression des renseignements personnels que vous avez fournis à SIE, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable. 
• Droit de correction : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable pour la correction de renseignements personnels inexacts conservés par SIE, en tenant compte de la nature des renseignements personnels et des fins du traitement de ces renseignements personnels.
• Droit de restreindre l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sensibles : Vous avez le droit de restreindre l’utilisation et la divulgation par SIE de vos renseignements personnels sensibles (tel que ce terme est défini dans la CCPA) dans la mesure où vos renseignements personnels sensibles sont utilisés pour déduire des caractéristiques à votre sujet.  Nous sommes autorisés en vertu de la CCPA à traiter vos renseignements personnels sensibles à des fins permises, telles que la sécurité, le contrôle de la qualité, les utilisations requises par la loi et les divulgations aux fournisseurs en soutien aux fins permises.  SIE ne recueille ni ne traite vos renseignements personnels sensibles dans le but de déduire des caractéristiques, et ce droit ne s’applique donc pas.
• Aucune vente ou partage : SIE ne vend les renseignements personnels d’aucun employé, et ne divulgue pas non plus leurs renseignements personnels à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle.

4.2 Comment exercer vos droits

SIE répondra aux demandes de connaissance, de suppression et de correction conformément à la loi applicable si elle peut vérifier l’identité de la personne soumettant la demande. Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un courriel à : SIE-Privacy-Questions@sony.com.

Lorsque vous faites votre demande par courriel, veuillez utiliser l’expression « Employee Rights Request » dans la ligne d’objet du courriel.

SIE vérifiera toujours votre identité avant de fournir tout renseignement personnel.

4.3 Limitations légales de vos droits en matière de confidentialité

Veuillez noter que vos droits en matière de confidentialité en vertu de la CCPA ne sont pas absolus et peuvent être soumis à des limitations.

Tel qu’indiqué ci-dessous, votre droit de connaître des éléments précis de renseignements personnels ne vous donne pas nécessairement accès à tous les documents et dossiers contenant vos renseignements personnels. De plus, vous avez le droit de connaître les catégories de sources de renseignements personnels et les catégories de destinataires externes auxquels les renseignements personnels sont divulgués, mais pas les sources ou les destinataires individuels. SIE ne suit pas toujours les sources ou les destinataires de façon individuelle.  Votre droit de savoir peut en outre être limité dans sa portée en fonction des considérations et des facteurs juridiques suivants :  

• Privilèges 
• Les renseignements sont dans un format non structuré et ne peuvent pas être recherchés de manière raisonnable 
• Les renseignements révéleraient les renseignements personnels d’une autre personne 
• La divulgation révélerait des secrets commerciaux 
• La demande exigerait un effort disproportionné 
• La demande est manifestement non fondée ou excessive 

SIE peut conserver vos renseignements personnels après avoir répondu à une demande de suppression pour les raisons de conservation suivantes : 

• Pour conclure une transaction ou exécuter un contrat avec vous 
• Pour aider à assurer la sécurité et l’intégrité 
• Pour identifier des bogues et corriger des erreurs 
• Pour permettre des utilisations internes conformes à vos attentes et compatibles avec la collecte 
• Pour respecter les obligations légales et de conformité qui ne sont pas expressément exemptées de la CCPA  
• Tel que prévu par la loi applicable 

De plus, certains renseignements personnels sont exemptés de la CCPA, comme les renseignements personnels couverts par la Confidentiality of Medical Information Act (« CMIA »), la Health Insurance Portability and Accountability Act (« HIPAA ») et la Fair Credit Reporting Act (« FCRA »). Les renseignements agrégés et anonymisés sont également exclus.

4.4 Comment nous vérifierons votre demande :

Les processus que nous suivons pour vérifier votre identité lorsque vous faites une demande valide en vertu de la CCPA sont décrits ci-dessous.  Le processus pertinent dépend de la façon dont la demande est soumise et de la raison pour laquelle elle l’est.

1. Demandes de connaître les catégories ou les finalités :  Nous comparerons au moins deux points que vous fournissez avec votre demande, ou en réponse à notre demande de vérification, aux renseignements vous concernant que nous avons déjà dans nos dossiers et que nous avons déterminés comme étant fiables aux fins de la vérification de votre identité. Des exemples de points pertinents incluent votre numéro de téléphone mobile, votre code postal ou votre numéro d’employé.
2. Demandes de connaître des éléments précis de renseignements personnels :  Nous comparerons au moins trois points que vous fournissez avec votre demande, ou en réponse à notre demande de renseignements de vérification, aux renseignements que nous avons déjà à votre sujet dans nos dossiers et que nous avons déterminés comme étant fiables aux fins de la vérification de votre identité. De plus, nous pouvons exiger que vous signiez une déclaration sous peine de parjure attestant que vous êtes la personne dont les renseignements personnels font l’objet de la demande.  
3. Demandes de corriger, de supprimer ou de restreindre des renseignements personnels :  Notre processus de vérification de votre identité dépendra de la sensibilité (telle que déterminée par SIE en référence aux définitions juridiques applicables) des renseignements personnels que vous nous demandez de corriger ou de supprimer. Pour les renseignements personnels moins sensibles, nous exigerons une correspondance de deux points, tel que décrit au point numéro 1 ci-dessus. Pour les renseignements personnels plus sensibles, nous exigerons une correspondance de trois points et une déclaration signée, tel que décrit au point numéro 2 ci-dessus.

Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité en fonction des processus décrits ci-dessus, nous pourrions vous demander des renseignements de vérification supplémentaires. Si nous le faisons, nous n’utiliserons pas ces renseignements à d’autres fins que la vérification. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité avec un niveau de certitude suffisant, nous vous en informerons rapidement et vous expliquerons pourquoi nous ne pouvons pas traiter votre demande.

4.5 Mandataires autorisés

Si un mandataire autorisé soumet une demande de connaissance, de correction ou de suppression en votre nom, il doit soumettre avec la demande soit (a) une procuration, signée par vous, qui est valide en vertu de la loi californienne; ou (b) un autre document signé par vous qui autorise le mandataire autorisé à soumettre la demande en votre nom. De plus, veuillez noter que nous pourrions communiquer avec vous directement pour valider de façon indépendante que vous avez autorisé le mandataire à soumettre une demande en votre nom si une procuration valide n’est pas fournie.  

5. NON-DISCRIMINATION ET NON-REPRÉSAILLES

SIE ne fera pas de discrimination ou n’exercera pas de représailles illégales à votre encontre pour l’exercice de vos droits à la vie privée en vertu de la loi applicable.  

6. MODIFICATIONS À CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Si nous modifions cet avis de confidentialité, nous publierons ces changements sur cette page et mettrons à jour la date de modification de l’avis de confidentialité ci-dessous. Si nous modifions de façon importante cet avis de confidentialité d’une manière qui affecte la façon dont nous utilisons ou divulguons vos renseignements personnels, nous fournirons un avis bien en vue de ces changements et de leur date d’entrée en vigueur avant de les effectuer. 

7. QUESTIONS

Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de SIE à l’adresse SIE-Privacy-Questions@sony.com. 

En vigueur : 1er janvier 2020
Dernière mise à jour : 10 juillet 2023